Pengunduran Diri Hebat: Mengurangi risiko kehilangan data

Pengunduran Diri Hebat: Mengurangi risiko kehilangan information

Kami sangat antusias untuk menghadirkan Rework 2022 kembali secara langsung pada 19 Juli dan 20 – 28 Juli secara digital. Bergabunglah dengan AI dan para pemimpin information untuk pembicaraan yang berwawasan luas dan peluang jaringan yang menarik. Daftar hari ini!


Dunia kerja berubah secara radikal. Orang-orang telah memeluk jarak jauh dan pekerjaan hibridalowongan pekerjaan dan gaji mendekati titik tertinggi sepanjang masa, dan pengunduran diri berada pada stage rekor. Menavigasi volatilitas ini dapat menjadi tantangan bagi bisnis dari berbagai ukuran. Kita semua tahu bahwa pergantian staf yang tinggi dapat berdampak negatif terhadap kelangsungan layanan kepada pelanggan dan memperlambat operasi bisnis. Namun, kepergian staf semakin membawa bahaya yang lebih besar – kehilangan information.

Kehilangan information dapat berarti kehilangan informasi penting secara fisik: misalnya, jika tidak disimpan dengan benar di perangkat pribadi anggota staf yang telah meninggal; kehilangan pengetahuan tentang cara mengakses, mengumpulkan, atau menggunakan information; atau kehilangan kesadaran bahwa information tersebut benar-benar ada. Itu dapat mencakup semuanya, mulai dari kata sandi hingga informasi pengguna dan foundation information pemasaran, hingga kode sumber, dokumentasi pengembang, dan bagian penting lainnya dari intelijen bisnis. Portabilitas dan kelimpahan information yang digabungkan dengan desentralisasi tim melalui kerja jarak jauh berarti bahwa risiko kehilangan information yang sangat besar meningkat dengan setiap anggota tim yang keluar.

Kerusakan mungkin tidak hanya terbatas pada hilangnya informasi; ada ruang untuk fungsionalitas bisnis dan reputasi merek untuk mendapat pukulan serius. Belum lagi, dengan penguatan undang-undang perlindungan information di seluruh dunia, risiko masalah hukum yang sangat nyata.

Melindungi bisnis Anda dari masalah ini benar-benar bermuara pada bisnis yang menilai kembali hubungannya dengan information. Langkah pertama adalah mengenali bahwa kerentanan memang ada.

Arsitektur lama dan platform manajemen information

Banyak pembaca mungkin terkejut mendengar bahwa banyak perusahaan terbesar di dunia menggunakan solusi manajemen information yang sangat ketinggalan zaman atau belum sempurna. Kami sering menjumpai organisasi yang menggunakan lebih dari sekadar spreadsheet Excel untuk mengumpulkan dan mengelola beberapa information mereka yang paling sensitif. Isu-isu ini tidak terbatas pada perusahaan besar; sebagian besar perusahaan rintisan juga menempatkan manajemen information dalam agenda. Ini biasanya dilihat sebagai sesuatu yang harus diselesaikan nanti – “ketika kita sedikit lebih besar.” Namun, kenyataannya adalah bahwa infrastruktur manajemen information Anda adalah batu di mana bisnis Anda dibangun dan kerugian adalah risiko yang sangat nyata. Analisis kompleks dan berbagi informasi juga didukung oleh arsitektur information yang fleksibel, kuat, dan terbuka. Itu perlu terus berkembang sejalan dengan skala dan kebutuhan perusahaan Anda dan kemajuan teknik ilmu information.

Mengambil pendekatan sedikit demi sedikit atau “satu dan selesai” untuk perencanaan dan investasi dalam infrastruktur information adalah tempat bisnis menjadi tidak macet. Ini pada akhirnya akan menjadi alasan utama bisnis Anda dapat terkena begitu banyak risiko jika dan ketika anggota staf pergi. Karena itu, sangat penting untuk terus mengaudit infrastruktur information Anda. Prioritasnya harus memastikan bahwa pengelolaan dan pemeliharaan infrastruktur Anda merupakan tanggung jawab bersama di seluruh perusahaan. Ini berarti memiliki prosedur yang kuat yang mencakup bagaimana informasi didokumentasikan, dibersihkan, dilindungi, dan dianalisis. Dengan berbagi tanggung jawab lintas departemen dan mengadopsi mentalitas ‘selalu dalam peninjauan’, Anda dapat dengan cepat mengidentifikasi di mana ada kesenjangan dalam infrastruktur Anda atau di mana sistem atau kebijakan perlu ditinjau. Lagi pula, apa yang mungkin berhasil untuk tim pengembangan Anda mungkin sama sekali tidak sesuai untuk tim pemasaran Anda. Ini membawa saya ke masalah besar yang harus dihindari: silo.

Silo information membuat satu titik kegagalan

Arus informasi dapat menjadi salah satu masalah paling mendalam yang dihadapi perusahaan — besar atau kecil —. Wawasan, information, dan tindakan yang terperangkap di otak laptop computer atau sistem dari satu departemen dapat sangat berharga jika dibagikan dengan departemen lain, tetapi banyak faktor berbeda yang dapat menghalangi: budaya, kebijakan, infrastruktur teknologi, dan kurangnya keterampilan atau pendidikan ( lebih lanjut tentang itu nanti).

Pengunduran Diri Besar memperbesar masalah saat ini karena information dan wawasan yang dibungkam lebih berisiko hilang. Yang diperlukan hanyalah satu anggota tim kunci pergi dan gagal mendokumentasikan atau membagikan informasi penting secara akurat.

Cara langsung untuk mengatasi masalah ini adalah menugaskan manajer, departemen TI, dan SDM Anda untuk bekerja sama menciptakan “wawancara keluar information”. Untuk melakukan ini, Anda harus terlebih dahulu:

  • Minta anggota tim yang ada untuk mengaudit sendiri semua informasi, akses, dokumentasi, dan wawasan lain yang mereka ketahui, akses, atau tanggung jawab.
  • Gabungkan informasi ini dengan audit di seluruh perusahaan yang dilakukan oleh tim TI Anda untuk mengidentifikasi kesenjangan baik di mana tanggung jawab informasi tidak diketahui atau ada informasi yang sebelumnya tidak didokumentasikan.
  • Tugaskan HR Anda dan manajer terkait dengan pembuatan kuesioner yang dipesan lebih dahulu untuk setiap anggota tim untuk mencakup pertanyaan dasar yang harus dijawab sebelum keberangkatan mereka tentang lokasi, standing, dan akses ke information yang mungkin menjadi tanggung jawab mereka atau telah disimpan di perangkat mereka.

Kuesioner ini harus dilakukan jauh sebelum hari terakhir anggota staf di perusahaan untuk memungkinkan penanganan komplikasi yang tidak terduga dan agar tim TI Anda mengambil pendekatan bertahap untuk mentransfer kontrol dan akses. Pada catatan itu, sangat penting bahwa akses ke semua information dan sistem yang membawa information perusahaan dihapus sepenuhnya.

Perlu diingat bahwa tidak ada wawancara keluar information yang benar-benar mudah dilakukan hanya karena ada kasus di mana orang tidak tahu apa yang mereka ketahui, atau, setidaknya, mungkin tidak menganggapnya layak untuk dibagikan. Pikirkan tentang hal itu dengan cara yang sama Anda akan berusaha untuk melestarikan pengetahuan institusional — pertanyaan perlu diselidiki dan diselidiki, dan semua informasi perlu ditangkap dan didokumentasikan sedemikian rupa sehingga dapat dengan mudah ditangkap dan dibagikan ke seluruh tim Anda. Bagaimanapun, wawasan yang mungkin tidak berarti banyak bagi perwakilan SDM Anda mungkin berarti sesuatu yang signifikan bagi salah satu pengembang Anda.

Runtuhkan tembok (information) itu

Wawancara keluar information adalah perbaikan jangka pendek yang cepat, tetapi peningkatan jangka panjang dan mitigasi risiko hanya dapat dicapai dengan meruntuhkan semua silo information dalam bisnis Anda.

Seperti disebutkan di atas, budaya, teknologi, dan prosedur semuanya berperan dalam membangun dinding information di dalam perusahaan Anda dan ketiga space tersebut perlu ditangani. Masuk ke strategi de-siloing penuh akan membutuhkan artikel panjang yang terpisah — jadi saya akan dengan cepat merangkum beberapa langkah kunci yang berlaku untuk sebagian besar bisnis:

  • Audit teknologi Anda untuk menentukan tumpukan teknologi terbaik — seperti yang telah kita diskusikan tentang manajemen information — dan perluas audit Anda untuk fokus pada semua sistem Anda dan cara mereka berinteraksi. Solusi berbasis cloud, fleksibel, berbasis API yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan Anda dan berbicara satu sama lain sering kali merupakan pilihan terbaik. Jangan langsung mencari tumpukan monolitik utama yang mungkin mengunci Anda lebih dari yang Anda butuhkan atau tidak akan fleksibel dengan kebutuhan Anda. Juga berhati-hatilah dalam membangun solusi Anda sendiri atau mencoba membengkokkan sistem yang ada.
  • Audit information Anda — baik dengan bantuan pakar dari luar atau tim information Anda sendiri mulai melacak di mana semua informasi Anda berada, sistem yang digunakan untuk mengumpulkannya, orang yang bertanggung jawab mengelola dan menganalisisnya, cara memperbaruinya dan dibersihkan dan yang terpenting, digunakan (atau tidak digunakan) untuk apa.
  • Tinjau kebijakan Anda — seberapa tepat tata kelola information, etika, dan prosedur pemanfaatan Anda? Kuncinya adalah menanyakan bagaimana Anda dapat menjadikan information sebagai bagian dari seluruh kebijakan pengambilan keputusan perusahaan Anda. Semuanya, mulai dari keputusan strategi utama hingga tindakan sehari-hari setiap anggota tim.

Langkah terakhir datang bersamaan dengan salah satu perubahan paling penting yang dapat Anda lakukan untuk melindungi dan meningkatkan pengetahuan information Anda — pendidikan.

Peningkatan keterampilan, pendidikan dan pelatihan adalah jawaban atas pertanyaan information

Di banyak perusahaan, menggunakan dan memahami information hanya merupakan tanggung jawab segelintir orang. Hal ini tidak hanya memperburuk risiko kehilangan information ketika orang pergi, tetapi juga merupakan satu-satunya hambatan terbesar bagi perusahaan untuk benar-benar didorong oleh information. Wawasan memiliki nilai yang lebih rendah, anggota staf tidak diberdayakan untuk membuat keputusan sendiri dan inovasi terbatas pada beberapa “pengguna yang kuat” terpilih. Ini dapat menciptakan kemacetan dan, jika para pemimpin senior tidak terampil dengan baik, dapat menyebabkan pengambilan keputusan yang buruk di seluruh perusahaan.

Mendekati masalah ini tidak berarti membuat seluruh tim ilmuwan information. Pelatihan dan peningkatan keterampilan adalah spektrum yang luas dan harus disesuaikan dengan masing-masing anggota tim dan departemen. Langkah pertama adalah membuat semua orang memahami dasar-dasar analisis information dan statistik sehingga mereka dapat menginterogasi information mereka sendiri dan mempelajari wawasan dengan benar. Selanjutnya, ini tentang memberi tim Anda alat yang mereka butuhkan untuk memaksimalkan peran information dalam karier mereka. Teknologi, manajer, dan prosedur semuanya harus memungkinkan dan mendukung proses ini. Cukup melatih orang sekali, lalu mengharapkan mereka untuk segera menjadi berbasis information tidak akan berhasil. Ini membutuhkan perubahan pola pikir di mana setiap tindakan atau keputusan harus, jika mungkin, didukung oleh information. Menjadikannya sebagai bagian biasa dari bisnis Anda, misalnya, dengan memasukkan keterampilan information dalam cara Anda menilai gaji dan promosi, membantu menanamkannya ke dalam budaya perusahaan Anda.

Ambillah perlahan tapi sadari kebutuhan untuk bertindak

Jika Anda sudah sejauh ini, Anda mungkin menyadari bahwa risiko kehilangan information adalah gejala dari masalah yang jauh lebih besar yang harus dihadapi oleh perusahaan. Semakin terbuka perusahaan Anda terhadap kehilangan informasi penting dari keberangkatan, semakin besar kemungkinan pendekatan Anda terhadap information tidak sesuai dengan tujuan. Tapi jangan putus asa. Mengenali dan berkomitmen untuk mengatasi risiko adalah langkah pertama yang bagus dan imbalan yang akan Anda peroleh akan jauh melampaui perlindungan informasi. Kuncinya adalah merencanakan pendekatan Anda dan menguji coba proyek Anda. Jangan masuk dan keluarkan semua infrastruktur information Anda atau kirim seluruh tim Anda ke kursus pelatihan information intensif. Mulailah dengan apa yang dapat Anda perbaiki sekarang dan kemudian bereksperimenlah dengan pendekatan Anda dan nilai ROI dengan cermat. Jauh lebih mudah untuk menghadapi tantangan yang lebih besar jika Anda tahu apa yang berhasil dan tidak untuk perusahaan Anda dan Anda telah melihat keuntungan dari inisiatif yang lebih kecil. Menjadi berbasis information bukanlah perjalanan dengan tujuan tetap, melainkan perubahan pola pikir yang didukung oleh evolusi dan inovasi yang konstan.

Natalie Cramp adalah CEO dari Kelimpahan.

DataDecisionMakers

Selamat datang di komunitas VentureBeat!

DataDecisionMakers adalah tempat para ahli, termasuk orang teknis yang melakukan pekerjaan information, dapat berbagi wawasan dan inovasi terkait information.

Jika Anda ingin membaca tentang ide-ide mutakhir dan informasi terkini, praktik terbaik, dan masa depan information dan teknologi information, bergabunglah dengan kami di DataDecisionMakers.

Anda bahkan mungkin mempertimbangkan menyumbangkan artikel milikmu sendiri!

Baca Lebih Lanjut Dari DataDecisionMakers

Total
0
Shares
Leave a Reply

Your email address will not be published.

Related Posts